Tradurre e legalizzare documenti stranieri

Perché abbiano validità anche in Italia, gli atti formati da autorità straniere trasmessi per la trascrizione devono avere le caratteristiche previste dal Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396, art. 21, com. 3 e art. 22 (traduzione, legalizzazione, timbri e firme in originale).

Per essere validamente prodotti in Italia, i documenti formati all’estero da autorità straniere devono essere legalizzati, a meno che non siano rilasciati da un Paese con cui vigono accordi internazionali che ne prevedono l’esenzione. La legalizzazione non riguarda solamente l'atto formato all'estero dall'autorità estera, ma anche la firma del traduttore: anche in questo caso, si tratta di adempimento indispensabile che deve risultare in calce alla traduzione stessa.
Gli atti devono, pertanto, essere accompagnati da una traduzione in italiano ed essere legalizzati dalle ambasciate o dai consolati italiani all'estero, se non è disposto diversamente.

Per legalizzare i documenti occorre presentarsi al consolato con l'atto originale.

Se gli atti da trascrivere provengono da uno dei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de l'Aja del 5 ottobre 1961, al fine della legalizzazione degli stessi occorre farsi apporre la cosiddetta postilla o apostille(apposita timbratura quadrata, scritta in lingua francese o nella lingua ufficiale dell’autorità che la rilascia nel Paese aderente), cioè una certificazione che convalida sul piano internazionale l'autenticità di qualunque atto pubblico e notarile.
Chi proviene da un Paese che ha aderito a questa Convenzione deve quindi recarsi alla competente autorità interna,designata dalla Convenzione stessa, per farsi apporre l’apostille sul documento.

Solamente in presenza di Convenzioni internazionali che espressamente lo prevedano, si può prescindere dalla legalizzazione. Esempi di questi casi sono:

• Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazione di atti dello stato civile (Lussemburgo, 26/09/1957)
• Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti (Atene, 15/09/1977)
• Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli stati membri delle comunità europee (Bruxelles, 25/05/1987)
• Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri (L’Aja, 03/10/1961).

Solamente le ultime due, Bruxelles 25/5/1987 e l'Aja 05/10/1961, esentano dalla legalizzazione le firme dei traduttori. Le firme dei traduttori giurati provenienti da Stati che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 05/10/1961 devono essere apostillate; in tutti gli altri casi, le firme dei traduttori giurati devono essere legalizzate dalla nostra autorità consolare, con provvedimento distinto rispetto alla legalizzazione dell'atto rilasciato dall'autorità locale.

Gli atti rilasciati da Stati aderenti alla Convenzione di Vienna dell’8/9/1976 redatti sulla modulistica plurilingue prevista dalla Convenzione medesima, sono esentati sia dalla traduzione che dalla legalizzazione.

Se gli atti o i documenti sono rilasciati dall’autorità consolare straniera in Italia, la firma deve essere legalizzata dalla Prefettura del luogo in cui ha sede il consolato straniero che ha rilasciato il documento, ovvero da qualsiasi Prefettura presso la quale l’Autorità diplomatica o consolare straniera abbia provveduto a depositare la firma (Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 33, com. 4).

Gli atti non sono soggetti a legalizzazione qualora l’autorità consolare rappresenti uno Stato che faccia parte della Convenzione firmata a Londra il 7 giugno 1968 sulla soppressione della legalizzazione degli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari.

Per ulteriori informazioni, consulta il sito della Farnesina.